El Acta de Asamblea es el documento donde se escriben y respaldan las decisiones y modificaciones de una sociedad.
Para que las decisiones que se tomen en empresa tengan validez, se deberá convocar a una junta llamada Asamblea General de Accionistas donde cambios son sujetos a voto y aprobados por los socios.
Posteriormente deben de escribirse en el Acta de Asamblea, la cual deben firmar tanto socios como testigos de la Asamblea.
Está establecido en la LGSM que las Asambleas son el órgano supremo de cada sociedad. En ellas no solo se reúnen los socios, también puede estar presente el consejo administrativo y el órgano de vigilancia (en el caso de la S de RL), así como testigos del buen funcionamiento de la empresa; todos ellos encargados de llevar control de la junta.
Dependiendo de la naturaleza así como de los temas tratar, existen 2 tipos de Asambleas Generales de Accionistas, las cuáles pueden ser:
- Asambleas Generales de Accionistas Ordinarias.
- Asambleas Generales de Accionistas Extraordinarias.
Como mencionábamos las decisiones se establecen por mayoría de votos, correspondientes a las acciones de los socios que representen al menos el 50% del capital social de la empresa para Actas de Asamblea Ordinarias y de al menos el 75% para Actas de Asamblea Extraordinarias.
Obligaciones relacionadas con las Asambleas Generales de Accionistas y las Actas de Asamblea
La Ley General de Sociedades Mercantiles en sus diferentes artículos establece las siguientes reglas:
¿Quién puede convocar una Asamblea de Accionistas?
- Los socios de la empresa que representen al menos dos tercios del capital social de la empresa.
- S de RL: el gerente general o consejo de gerentes y el órgano de vigilancia; en caso de contar con uno.
- SA de CV: el administrador general único o el consejo de administración, así como los comisarios.
- SAPI de CV: el consejo de administración o los comisarios.
¿Cómo realizar una convocatoria para la Asamblea de Accionistas?
- La convocatoria deberá hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía al menos 15 días antes de la fecha en la que se celebrará.
- La convocatoria deberá contener la Orden del Día (temas a tratar en la Asamblea) y debe ser firmada por quien la convoca.
- Las Asambleas Generales de Accionistas se reunirán en el domicilio social de la empresa (la ciudad y estado que aparecen en el Acta Constitutiva), de lo contrario serán nulas; salvo que existan causas de fuerza mayor.
Un punto importante es que para que la Asamblea Ordinaria se considere legalmente reunida, deberán asistir los socios que representen al menos, la mitad del capital social de acciones con derecho a voto.
¿Cuándo debe convocarse una Asamblea de Accionistas? y
tipos de Acta de Asamblea
Por disposición legal, la Asamblea Ordinaria se reunirá al menos una vez al año dentro de los primeros 4 meses (de Enero a Abril) para discutir al menos los siguientes informes por parte de los administradores:
- El ejercicio de la sociedad, políticas y proyectos existentes.
- Información financiera de la sociedad del ejercicio social concluido.
- Informe de parte del comisario sobre la veracidad de la información presentada por el consejo de administración, en caso de contar con comisario.
- Discutir o modificar el informe de los administradores.
- Hacer modificaciones en el administrador, consejo de administración o en los comisarios de la sociedad.
- Discutir el pago de a los administradores, consejo de administración o comisarios.
- Notas que complementen o aclaren la información presentada.
Es importante saber que todos estos informes deberán presentarse 15 días antes de la Asamblea a los accionistas de la empresa para su revisión.
De lo contrario los Accionistas podrán acordar la remoción del administrador o consejo, o de los comisarios.
Las Asambleas de Accionistas Extraordinarias pueden reunirse cuando sea necesario para tratar temas que indiquen cambios y modificaciones en la sociedad.
Temas en las Asambleas Generales de Accionistas Extraordinarias
Reglas y excepciones
Debes saber que las Actas de Asambleas Extraordinarias deberán formalizarse ante Notario o Corredor Público e inscribirse en el Registro Público de Comercio.
Los temas tratados en estas Asambleas que se deben formalizar son:
- Extensión de la duración de la sociedad (si se estableció fecha de duración).
- Disolución anticipada de la sociedad (si se estableció fecha de duración).
- Aumento o disminución de capital social.
- Modificación de objeto social (actividades de la sociedad).
- Cambio de nacionalidad.
- Transformación de tipo social (de S de RL a SAPI, por ejemplo).
- Fusión con otra sociedad.
- Emisión de acciones privilegiadas.
- Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce.
- Emisión de bonos (pago de bonos).
- Modificaciones al Acta Constitutiva.
Para que la Asamblea Extraordinaria se considere legalmente reunida deberán asistir los accionistas que representen las tres cuartas partes del capital social con derecho a voto.
En caso de que en una Asamblea Extraordinaria uno o varios accionistas voten en contra de los temas 4, 5, o 6; estarán en su derecho de separarse de la sociedad y obtener reembolso por sus acciones.
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¿Qué debe contener el Acta de Asamblea?
Durante cada reunión de Asamblea, debe de redactarse el Acta de Asamblea respectiva; la cual debe contener por lo menos la fecha, hora y lugar de celebración de la reunión, el nombre y firma de los asistentes, la orden del día, discusión de los temas a tratar y las decisiones aprobadas por los socios.
Todas las Actas de Asamblea deberán guardarse en el libro de Actas de Asamblea de la Sociedad y estar firmadas por el presidente y secretario de la Asamblea, así como el, o los comisarios.
De no poder guardarse en su respectivo libro deberá formalizarse ante notario o corredor público para que el Acta cuente con validez oficial.
Por otro lado, deberán agregarse los documentos que respalden que la convocatoria se realizó de acuerdo a la LGSM.
Aclaraciones Legales sobre las Asambleas Generales de Accionistas
Existen otras leyes respecto a las Asambleas que explican algunas maneras de proceder en caso de necesitar aplazar una Asamblea o referentes a los socios que no participen en ellas, por ejemplo:
- Si los accionistas representantes del 25% de las acciones solicitaran aplazar una Asamblea, ésta se llevaría a cabo 3 días posterior a la fecha señalada.
- Las decisiones que se establezcan dentro de una Asamblea General de Accionistas serán obligatorias para los socios presentes que hayan votado en contra e incluso para los socios que no se hayan presentado a dicha Asamblea.
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¿Cómo hacer un Acta de Asamblea conforme a la LGSM?
En EasyLex contamos con una herramienta que te permitirá crear tu Acta de Asamblea con un proceso digital y podrás solicitar la formalización ante notario o corredor público.
El proceso es fácil y sencillo:
- Entra a la plataforma en el apartado Acta de Asamblea (Da click aquí).
- Selecciona el tipo de sociedad tienes.
- Marca en las casillas tu orden del día (los temas que tratarás en tu asamblea).
- Y decide si EasyLex la formalizará ante Notario o Corredor, revisa el proceso y comienza.
- No te preocupes si no creaste tu empresa en EasyLex, podrás subir tu información; nosotros la validamos en el transcurso de 1 día hábil.
- Respondes las preguntas sobre tu orden del día.
- Pagas.
- Si tu empresa no fue creada en nuestra plataforma, deberás subir la siguiente documentación:
- Identificación de los socios y RFC.
- Tu acta constitutiva en pdf.
- Y tus últimas 3 Actas de Asamblea.
- Posteriormente deberás leer y aprobar el borrador de tu Acta de Asamblea.
- Imprimes y firmas.
- En caso de solicitar la formalización ante Notario o Corredor deberás subir a la plataforma el acta firmada.
- Y finalmente recoges en tu ciudad.
Si aún no te convencemos o tienes dudas déjanos un comentario, estaremos en contacto para resolverlas.