En la era digital actual, la firma digital se ha convertido en una herramienta esencial para empresas en México que buscan agilizar procesos, reducir costos y mejorar la seguridad de sus documentos. Al adoptar una solución de firma digital adecuada, las organizaciones pueden dejar atrás la tediosa tarea de imprimir, firmar y escanear documentos, y en su lugar, optar por una forma más eficiente y segura de gestionar documentos. Sin embargo, con tantas opciones disponibles en el mercado, ¿cómo elegir la mejor solución de firma digital en México? En este artículo, exploraremos los factores clave a considerar para tomar una decisión correcta y sobre todo informada.
Dentro de la oferta que existe hoy en nuestro país, hay plataformas extranjeras y mexicanas, aquellas que cumplen con la normativa y legislación mexicana, aquellas que basan su proceso en legislación extranjera, y aquellas que no lo basan en ninguna, sino que solamente utilizan elementos tecnológicos para sustentar sus procesos.
Asimismo, cada solución ofrece diferentes planes comerciales buscando adaptarse a las necesidades de cada empresa, con el objetivo de incentivar la adaptación de los procesos empresariales a la transformación digital que vivimos hoy en día, encabezada por el uso de firmas digitales. Ya que sin duda hoy existe una gran presión comercial en las empresas mexicanas de dejar los procesos arcaicos, antiguos, poco tecnológicos, y eliminar el uso del papel, para transformarlos en procesos 100% en línea y digitales.
Con tanta presión comercial y con tanta oferta en el mercado, ¿cómo puedo evaluar todas las opciones de proveedores de firma digital? ¿Cómo puedo escoger la mejor solución de firmas digitales para mi negocio?
Existen diversos factores importantes a considerar dentro del análisis que debes de realizar para escoger la mejor solución, que se adapte a tus necesidades empresariales.
Como mencionamos anteriormente, hoy existe un número considerable de plataformas que no basan su proceso de firmado en los requisitos legales mexicanos para que las firmas digitales tengan plena validez en México, sean admitidas como medios probatorios, te permitan identificar que el firmante firmado el documento y te brinden certeza jurídica.
Para poder identificar si una de las soluciones de firma digital que estás analizando cumple o no con esos requisitos, es importante que conozcas cuáles son y cómo se cumplen, para que puedas revisar si los proveedores los ofrecen o no:
Este es el requisito más significativo. Esta constancia garantiza la integridad del documento una vez firmado, con el objetivo de brindar la seguridad jurídica sobre el contenido del documento digital y asegurar que este no ha sufrido ninguna alteración o modificación después de haber sido firmado. Asimismo, esta constancia brinda algo denominado fecha cierta, lo cual en términos legales tiene amplias implicaciones al momento de usar un documento digital como medio de prueba. Es importante que tu proveedor de firma digital, emita esta constancia por medio de un Prestador de Servicios de Certificación autorizado por la Secretaría de Economía.
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En México el trazo electrónico no es un mecanismo suficiente para demostrar que el firmante en realidad firmó el documento. Es importante que tu proveedor de firma electrónica cuente con mecanismos de seguridad adicionales que permitan identificar al firmante en el documento. Algunos de ellos son: carga de identificación oficial, validación biométrica, prueba de vida, toma de fotografía o video del firmante durante el proceso de firma, entre otros.
Estos primeros son sin duda los más relevantes para escoger un proveedor, ya que ¿de qué te serviría un proveedor de firmas digitales si no te brinda validez legal en México?
Hoy existe un número importante de proveedores ofrecen funcionalidades adicionales para la gestión y manejo de documentos, previo al envío a firmas e incluso posteriores a ese envío.
Estos proveedores integrales reciben el nombre CLM, por sus siglas en inglés, que significan Contract Lifecycle Management o por su traducción Software del ciclo de vida de documentos.
La mayoría de estos proveedores ofrecen dentro de sus funcionalidades:
Entre muchas otras.
Estas funcionalidades son valores agregados que las plataformas de firma digital ofrecen con el objetivo de hacer más ágiles los procesos dentro de las empresas. Si bien contar con una firma digital en un documento permite el cierre de este en tiempo récord, las funcionalidades de administración y creación por medio del uso de tecnología, agiliza la negociación completa y el cierre de cualquier cliente, ya que la burocracia interna que existe en las empresas, sobre todo entre los diferentes departamentos se verá optimizada.
Es importante saber si el proveedor que vas a escoger tiene o no integración API. ¿Esto qué significa? Debes de saber si tu proveedor de firma digital, permite integrar el flujo de firma digital dentro de tu propio sitio web.
¿Por qué esto es fundamental? Si bien puede ser que hoy, tus procesos no requieran de una integración como esta, en donde requieras firmar documentos dentro de tu propio sitio web, es importante que sepas si existe la posibilidad de realizarlo en caso de que sea necesario.
Con la expectativa de que tu negocio crezca y que digitalices de forma integral toda tu operación, este punto puede volverse relevante para un futuro, por lo que es conveniente tenerlo mapeado desde tu proceso de selección, para que escojas al proveedor de firma digital ideal.
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En nuestro país existen 2 tipos de firmas digitales con validez legal: firma autógrafa digital y firma electrónica avanzada.
Un punto crucial para escoger el mejor proveedor, es que sea uno que te permita contar con ambos tipos de firma disponible en el mismo software, con el objetivo de tener la capacidad de utilizar cualquiera de ellas en cualquier operación.
Es probable que tengas clientes o proveedores que tengan preferencia por alguna de ellas, y con el objetivo de tener tu operación centralizada debes de un mismo software contar con dicha flexibilidad de elección.
Por otro lado, un buen proveedor de firma digital, debe de permitirte armar un plan a la medida de tu operación y necesidades. Normalmente, a mayor volumen de firmas, el costo por firma es menor, sin embargo, existe un número importante de proveedores que ofrecen planes accesibles para empresas que están comenzando a iniciar con la digitalización de sus procesos, con el objetivo de que prueben los servicios, sin forzarlos a comprar cientos de firmas desde un inicio.
Por ejemplo, en EasyLex puedes obtener una prueba gratuita de 20 firmas y además puedes posteriormente comprar desde una sola firma para que puedas continuar firmando.
Otro punto importante relacionado con la flexibilidad está relacionado con sus dispositivos en los que la solución puede ser utilizada. ¿Puedes firmar en una computadora?, ¿en un celular Android?, ¿en un celular iOS?, ¿en una tableta?, ¿forzosamente necesitas descargar una app? Estas son preguntas fundamentales a resolver, porque debes de escoger el proveedor que maneja una gran gama de dispositivos para que no tengas ningún inconveniente al momento de solicitar firmas a clientes y proveedores. Recuerda que la experiencia que vivan los usuarios debe de ser la más amigable e intuitiva posible, sin importar el dispositivo en el que pretendan firmar.
Tomando en consideración todos los elementos planteados, estos puedes encontrarlos disponibles en EasyLex, en donde tendrás la posibilidad de probar el uso de firmas digitales sin costo alguno y podrás probar las funcionalidades de CLM básicas con el objetivo de apoyarte en la digitalización de tu negocio.