Para saber si mi empresa necesita actas de asamblea, primero que todo necesitamos que sepas qué es un acta de asamblea.

Un acta de asamblea es un documento que necesitas para que las decisiones que tomen los socios de la empresa tengan validez.

Debe ser firmada por los socios con derecho a voto, de lo contrario no tienen validez y en algunos casos (que te mencionaremos más adelante) deben de formalizarse ante un notario o corredor público. 

Ahora adentrándonos en la pregunta “¿mi empresa necesita actas de asamblea?” debemos tener en cuenta lo siguiente:

¿Qué tipos de decisiones deben de escribirse en un acta de asamblea?

• Aumentar el capital de la empresa
• Agregar a un nuevo socio
• Aprobar algún contrato para firma
• Aprobar estados financieros
• Nombrar gerentes y funcionarios de la empresa
• Aprobar un contrato de colaboración
• Separar una cantidad de dinero para la reserva legal
• Hacer cambios a la administración de la empresa (consejo o administrador general único)
• Recibir inversión de capital o mediante un instrumento estilo SAFE, IMIET, Contrato de Inversión
• Emisión de nuevas acciones
• Modificaciones a los estatutos de la empresa (reglas)

Entre algunos otros que marca la Ley General de Sociedades Mercantiles. 

Si alguno de esos puntos están siendo discutidos entre tú y tus socios, tu empresa necesita Actas de Asamblea para que tenga validez legal la decisión que están tomando. 

Otro punto importante es que puede ser que no solo tengan que redactar ese documento sino que además deban de llevarlo a un notario o corredor público para que lo formalicen. 

¿Cómo sé si tengo que formalizar mi acta de asamblea ante un notario o corredor público?

Para poder contestar esta pregunta es importante que sepas que hay dos tipos de actas de asamblea, te las explico:

Tipos de Acta de Asamblea

Ordinaria

• No requiere formalización ante notario o corredor público para que sea válida.

• Todos aquellos temas que no se incluyan en la lista de acta de asamblea extraordinaria.

• Quórum: normalmente al menos al 50% de las acciones con derecho a voto

• Votos para aprobar las decisiones: normalmente el 51% de los presentes con derecho a voto

Extraordinaria

• Requiere formalización ante notario o corredor público para que sea válida.
• La ley establece específicamente que temas son de asamblea extraordinaria:
  • Aumentar la duración de la empresa.
  • Disolución de la empresa.
  • Aumento o reducción de capital fijo, y en algunas ocasiones capital variable.
  • Cambio del objeto social.
  • Transformación de tipo de empresa.
  • Fusión.
  • Emisión de acciones preferentes.
  • Amortización de acciones.
  • Emisión de bonos.
  • Modificaciones al contrato social.
• Quórum: normalmente al menos al 75% de las acciones con derecho a voto
• Votos para aprobar las decisiones: normalmente el 51% de los presentes con derecho a voto

En ocasiones, puede ser que cuando crees tu empresa establezcan que ciertas decisiones tengan que aprobarse por la asamblea, por lo que te recomiendo que le eches un ojo a tu acta constitutiva.

Puede ser que encuentres algún tema que forzosamente tengas que escribir en un acta de asamblea aparte de los que te comentamos aquí arriba y de los que menciona la Ley General de Sociedades Mercantiles.

¿Qué debe de incluir un acta de asamblea?

• Denominación o razón social de la empresa
• Fecha y lugar de celebración (debe de ser en el domicilio social de la empresa)
• Hora de inicio y hora de fin de la reunión
• Lista de asistencia de los socios, firmada por cada uno de ellos
• Orden del día – ¿qué temas se van a tratar?
• Discusión del orden del día
• Resoluciones, es decir, cuáles fueron las decisiones que se tomaron 

Básicamente si tienes una empresa y vas a tomar una decisión en relación con ella, te recomendamos darle la formalidad que un acta de asamblea te otorga.