El mundo avanza y cambia constantemente, y las prácticas dentro de las empresas también deben hacerlo, adaptándose a las nuevas realidades. La era digital está transformando la manera en que hacemos negocios y la firma digital es parte fundamental de este cambio.
De acuerdo con un estudio realizado por IDC, el 73% de las empresas mexicanas hoy utilizan tecnología de firmas digitales como parte de sus procesos. Su implementación para cerrar contratos tiene plena validez legal en nuestro país, y no solamente ayuda a acelerar procesos, sino que permite reducir costos, reducir los tiempos de cierre de contratos, brinda comodidad a todas las partes e incluso son firmas que hoy, por muchos, ya son consideradas más seguras que una firma autógrafa.
Desafortunadamente, el uso de las firmas digitales en México aún resulta desconocido para muchas empresas e incluso se cuestiona su validez jurídica. En este artículo te explicaremos todos los fundamentos legales detrás del uso de firmas digitales para firmar documentos.
La firma digital no es más la expresión del consentimiento de una persona, por medio de un medio electrónico.
Hoy en día, los dos tipos de firmas digitales más comúnmente utilizadas en México son la firma autógrafa digital y la firma electrónica avanzada, conocida como e.firma o FIEL, que es emitida por el SAT. Ambas pueden ser empleadas para firmar cualquier tipo de documento, aunque están respaldadas por diferentes leyes mexicanas. A continuación, te proporcionaremos más detalles.
La firma autógrafa digital también se conoce como firma digital simple, firma digital, firma de trazo electrónico o firma simple.
Las legislaciones que regulan este tipo de firma son:
Un aspecto sumamente crucial al firmar un documento, sin importar el método empleado, es que una firma representa la expresión del consentimiento de una persona.
Normalmente, la expresión del consentimiento se manifiesta de forma explícita, ya sea verbalmente, por escrito, mediante medios electrónicos, ópticos o cualquier tecnología. El artículo 1803 del Código Civil se aplica a las firmas autógrafas digitales, estableciendo, reconociendo y validando la expresión del consentimiento de las partes a través del uso de medios electrónicos, incluidas las firmas autógrafas digitales.
Además, el artículo 89 del Código de Comercio define y reconoce lo que es una firma autógrafa digital:
Ya revisamos los principios del reconocimiento y aceptación del uso de firmas digitales. Ahora, ¿cuáles son los requisitos que debe cumplir una firma para ser considerada válida y reconocida por un tribunal?
El artículo 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles y Art. 93, 96 y 97 del Código de Comercio, establecen 3 requisitos indispensables para ello:
Por su parte, la Ley Federal del Trabajo (LFT) reconoce los documentos electrónicos en el artículo 776, en donde se hace mención que “Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes: [...] documento digital, firma electrónica o contraseña [...]”.
Asimismo, la LFT en el artículo 836-D, menciona ciertas características relevantes para que un documento electrónico pueda ser reconocido como válido [...] “I. El Tribunal designará el o los peritos oficiales que se requieran, a fin de determinar si la información contenida en el documento digital se encuentra íntegra e inalterada, tal y como fue generada desde el primer momento, ubicándola en tiempo y espacio entre el emisor y destinatario. […]”
Para cubrir este punto, es indispensable que los documentos firmados con firma autógrafa digital vayan acompañados de una Norma Oficial Mexicana. Esto permite garantizar la conservación y la digitalización del mensaje de datos.
En este caso, todas las firmas emitidas en EasyLex van acompañadas de la constancia NOM-151 emitida por un Prestador de Servicios de Certificación autorizado por Secretaría de Economía.
La firma electrónica avanzada, también conocida como e.firma o FIEL (su nombre oficial anterior), es emitida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para todos los contribuyentes y se puede emplear para firmar cualquier tipo de documento.
Esta firma se compone de dos archivos (.KEY y .CER) y una contraseña única. Los archivos son generados por el SAT, mientras que la contraseña es creada por el contribuyente.
En México, existe una ley específica que regula el uso de esta firma: la Ley de Firma Electrónica Avanzada (Ley FEA). El artículo 7 de esta ley, establece que la firma electrónica avanzada tiene la misma eficacia y validez que una firma autógrafa realizada a mano en un papel.
“Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos.”
Otras legislaciones aplicables para el uso de estas firmas electrónicas son el Código de Comercio y el Código Civil.
Por su parte, los artículos 49, 89, 89 Bis, 90, 97, 99, 107, y 49 del Código de Comercio establecen diferentes conceptos y validaciones respecto la validez jurídica, validez como medio de prueba, presunción de atribución, presunción de integridad, y no repudio de la firma electrónica avanzada. Estos artículos son tanto aplicables para la firma autógrafa digital como para la firma electrónica avanzada, en donde podemos encontrar los requisitos para aplicar este tipo de firmas en documentos electrónicos. Entre ellos la aplicación de la NOM-151 para garantizar la integridad de los datos en el documento.
Estos conceptos mencionados derivados de la legislación mexicana, son fundamento suficiente para el uso de firmas electrónicas como medio de expresión del consentimiento, incluso brindan elementos técnicos suficientes para demostrar que el firmante firmó el documento y garantizar así la certeza jurídica de los mismos.
EasyLex cuenta con la autorización acorde a la ficha 256/CFF acorde a la Miscelánea Fiscal para el acceso al servicio público de consulta de verificación y autenticación de e.firma y al servicio de verificación de identidad biométrica otorgada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto quiere decir que podemos realizar la validación y verificación de las firmas electrónicas avanzadas de cada firmante en tiempo real.
En conclusión, EasyLex es una solución de firma digital robusta y segura, que está diseñada por abogados y respaldada por diversas legislaciones mexicanas. Así mismo, cumple con todos los requisitos legales que una plataforma de firma digital debe cubrir en el país.