Una carta de confidencialidad es un medio que utilizan las empresas para informar formalmente a los trabajadores de su obligación legal. Además es una buena práctica de toda empresa integrar contratos de confidencialidad.
Este contrato se celebra entre un empleador y un empleado, el convenio de confidencialidad establece términos y condiciones vinculantes que prohíben al trabajador divulgar información confidencial y propietaria de la empresa.
¿Cuándo es necesario firmar una carta de confidencialidad?
Un convenio de confidencialidad es necesario en los siguientes casos:
- Al contratar un consultor que estará en contacto con la información confidencial de la empresa.
- Cuándo el trabajador tiene contacto con clientes y proveedores que podrían convertirse en una competencia.
- Cuando se lleva acabo situaciones de compra y venta de acciones dentro de la compañía.
- Cuando se realizan reuniones de trabajo dónde se discute sobre información confidencial de la compañía.
¿Es obligatorio firmar una carta de confidencialidad?
La respuesta es no. Si un trabajador de una empresa se niega a firmar el contrato de confidencialidad, no es un motivo de despido. En este tipo de casos la obligación de guardar confidencialidad existe y el empleado debe de cumplir con la confidencialidad, independiente de que se firme o no un compromiso de confidencialidad. Es por eso que la empresa no puede obligar a su trabajador a firmarlo, y si el trabajador se niega, este no es un motivo de despido procedente.
¿Qué es información confidencial?
Eso lo defines tú, pues para cada negocio hay una receta secreta diferente que necesita protegerse. Tu contrato de Confidencialidad deberá incluir qué información se considera como confidencialidad, quién revela la información y quién se obliga a protegerla y no divulgarla.
Como ejemplo podríamos tomar como información confidencial toda la “Propiedad Intelectual”, las solicitudes de patentes, procesos, ideas, inventos, fórmulas, conocimientos técnicos, métodos, técnicas, especificaciones, herramientas, y todas las obras protegidas con derechos de autor.
Recomendaciones para hacer válida una carta de confidencialidad:
Se recomienda implementar un contrato de confidencialidad en el primer contacto con el empleado, es decir, desde el momento en que se va a contratar al personal. De esta manera el trabajador no puede negarse a firmarlo, ya estará dentro de los términos y condiciones de empleo cuando el posible empleado acepta su oferta de trabajo.
Requisitos de una carta de confidencialidad
- Duración: Se debe de estipular cuanto tiempo va a durar el convenio firmado. Este debe de ser equivalente al periodo en el que esté vigente su contrato de trabajo.
- Sanciones o penalidades: La sanción puede ser la indemnización por los daños ocasionados a la empresa.
- Resguardo de confidencialidad: Los términos y condiciones que debe cumplir el empleado que pueda acceder a la información confidencial.
- Restricciones: Es decir en que supuestos no aplica la obligación de confidencialidad.
