La digitalización es una tendencia a la alza, cada vez se exige a las personas mayor productividad y a las empresas mayor responsabilidad con el cuidado del medio ambiente. Esto las ha llevado a automatizar procesos, agilizar sus operaciones y así ser más eficientes, todo por medio del uso de tecnología.
La digitalización no solo implica migrar datos físicos a digitales, sino también integrar el uso de herramientas tecnológicas que crean, automatizan y gestionan actividades específicas, incluyendo la firma digital de documentos legales.
Como parte de la era digital y el intercambio electrónico de datos, la firma electrónica es una herramienta que otorga validez legal, seguridad y confianza a las empresas y personas, garantizando la autenticidad de las operaciones y las identidades de cada una de las personas involucradas.
En este artículo hablaremos de los principales beneficios de firmar de manera digital y cómo es que su uso puede ayudar a las empresas.
¿Qué es la firma electrónica?
Se le conoce como firma electrónica a una firma generada con ayuda de la tecnología y que ayuda a representar a una persona sustituyendo a la firma autógrafa, es decir, aquella que se traza en papel.
Existen 3 tipos principales de firma electrónica:
1. Firma electrónica simple o firma digital
La firma electrónica simple es una propiedad digital no certificada que permite identificar a un firmante. Esta se realiza trazando la firma dentro de un rectángulo, el cual se encuentra dentro del documento digital.
2. Firma electrónica avanzada
La Firma Electrónica Avanzada es una herramienta que cumple con ciertos requisitos y permite comprobar la identidad del firmante.
En México, la FIEL o e.firma es una herramienta emitida por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) y es considerada una firma electrónica avanzada. El archivo digital se conforma por los siguientes elementos: llave privada del archivo (. KEY) y el certificado de identidad (.CER) que contiene información valiosa como tu nombre y RFC, para utilizarla es necesario contar con una contraseña.
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3. Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada va un paso más allá en cuanto a seguridad, ya que es creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y vincula los datos del firmante mediante la validación de su identidad.
¿Los documentos firmados electrónicamente cuentan con validez jurídica?
La respuesta es si, la firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa, siempre y cuando se encuentre debidamente autenticada por claves o procedimientos de seguridad, además de que esté validada y regulada por una autoridad certificadora.
Dentro del artículo 89 del Código de Comercio se establece que la información contenida en el mensaje de datos de una firma electrónica surte los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible en juicios. Así mismo, define sus características y el artículo 97 de dicho Código define los requisitos para que sea considerada válida.
Su uso también está regulado por el Código Civil Federal y Estatales, la Ley Federal del Trabajo y la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica para las empresas?
1. Mayor seguridad
Un documento digital firmado electrónicamente se vuelve infalsificable e inalterable gracias a los métodos de autenticación de identidad que requiere para ser válido.
2. Sostenibilidad
Integrar la firma electrónica tiene un gran impacto ambiental, ya que implica la reducción del uso del papel como parte de las actividades cotidianas de la empresa.
3. Reducción de costos
Ya no es necesario imprimir documentos ni enviarlos por paquetería. Firmar digitalmente reduce considerablemente los gastos en procedimientos de creación y administración de archivos.
4. Aceleración y optimización de procesos
Reduce los tiempos en la ejecución y validación de los procesos de firma, además de eliminar los procesos manuales.
5. Mejora la experiencia del cliente y empleados
Facilita la acción de firma al realizarlo desde cualquier dispositivo como celular, laptop, computadora de escritorio o tableta electrónica. Además de que se puede hacer desde cualquier lugar y en cualquier momento. Facilitando así las negociaciones y contrataciones remotas.
6. Automatización y productividad
Agiliza los flujos de trabajo de las empresas y permite automatizar cada una de las acciones necesarias para la correcta gestión de los documentos jurídicos en cada etapa de su ciclo de vida, tales como:
- Creación
- Aprobación
- Firma
- Renovación
7. Almacenamiento en la nube y conservación de los datos
Las plataformas que ofrecen el servicio de firma electrónica también cuentan con una infraestructura digital que permite conservar los documentos en la nube de forma segura, además facilita el acceso al documento para todas las partes involucradas.
Ya sea que desees digitalizar tus procesos internos, agilizar tus procesos de negociación o contratación, mejorar la gestión de documentación o mejorar la experiencia de tus clientes y/o colaboradores, el uso de la firma electrónica es una excelente solución.
En resumen, la legalidad, rapidez, protección y seguridad son los principales beneficios que aporta su uso en las empresas. Cabe mencionar que antes de tomar la decisión sobre una plataforma que facilite este servicio, es importante validar que esta cuente con todos los requisitos legales y certificados necesarios para que su uso sea realmente seguro, así como sus métodos de autenticación.
En EasyLex puedes subir tus propios documentos y firmar en línea utilizando firma simple o tu e.firma del SAT.
