La digitalización de documentos y procesos se ha convertido en una práctica común, y uno de los aspectos más fundamentales de esta transformación es la implementación de firmas digitales. Para garantizar la seguridad y validez de estas firmas, en México se ha establecido la Norma Oficial Mexicana 151 (NOM-151). En este artículo, exploraremos qué es la NOM-151 y cuál es su objetivo.
¿Qué es una NOM?
Una NOM es una Norma Oficial Mexicana, y estas normas son regulaciones obligatorias con el objetivo de establecer reglas respecto de procesos, productos, actividades, servicios, instalaciones, métodos de producción, términos, símbolos, embalajes, etiquetado y otros aspectos que son necesarios cumplir para una correcta ejecución.
Existen diferentes NOMs expedidas por distintas dependencias, según la competencia que cada una establezca y se encuentran reguladas por la Ley Federal Sobre Metrología y Normalización.
¿Qué es la NOM 151 y cuál es su objetivo?
La NOM aplicable a los documentos electrónicos tiene el nombre de NOM-151-SCFI-2016 (NOM-151), y es un conjunto de regulaciones que establecen los requisitos de seguridad y técnicos para poder digitalizar un documento y que este tenga la misma validez que un documento físico.
Esto significa que si un documento es respaldado por la NOM-151, se garantiza su integridad. De esta forma, se asegura el contenido original del mismo y que este no haya sufrido ningún cambio o alteración, brindando certeza jurídica y comercial del mensaje de datos (contrato, documento) compartido.
¿Qué leyes regulan la emisión de una NOM-151?
El artículo 40 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, así como los artículos 33, 34, 38, 46 bis, 49 y 93 bis del Código de Comercio, determinan que es la Secretaría de Economía quien debe de emitir la NOM-151.
¿Quién emite una NOM-151?
De acuerdo a la legislación mexicana, únicamente los Prestadores de Servicios de Certificación autorizados por Secretaría de Economía cuentan con la facultad de emitir estas constancias de conservación de datos.
¿Qué contiene una NOM-151?
De acuerdo a la publicación en el Diario Oficial de la Federación del 9 de enero de 2017, una constancia de conservación de datos debe de incluir:- Versión del sello digital de tiempo.
- Identificador de objeto, cuyo contenido corresponderá con la versión del documento de las políticas de emisión de sellos digitales de tiempo.
- Huella digital electrónica que se obtiene de la solicitud.
- Número serial único, que identifica al sello digital de tiempo.
- Fecha y hora en que se está generando el sello digital de tiempo.
- Extensiones para aquellos casos en que se trate de refrendos de una constancia.
Estos requisitos permiten identificar el documento como único y establecer el momento exacto en el cual comienza la trazabilidad del contenido del documento para garantizar que no se alteró una vez emitida la constancia.
¿Cuál es el significado de conservación de datos?
El significado de esto es sencillo:
Mantener la forma original, sin alteraciones y disponible la información electrónica a lo largo del tiempo.
Por lo que la conservación de datos busca garantizar la autenticidad de la información que fue generada en un mensaje de datos electrónico.
Ahora bien, ya hablamos de los fundamentos, las características y el objetivo de una NOM-151 en un documento digital. Pero, ¿cuál es el verdadero beneficio, qué valor aporta y cómo puede ser utilizada en el mundo comercial?
Beneficios de la NOM-151 para las empresas
La combinación de firmas electrónicas y NOM-151 es la combinación perfecta para que las empresas digitalicen su documentación y sus procesos. Sus beneficios pueden resumirse en los siguientes puntos:
Procesos más eficientes
Utilizar plataformas digitales para la administración y gestión del ciclo de vida de cualquier documento (CLM) que incluya un proceso de firma electrónica con constancia NOM-151, permite a las empresas tener proceso de generación y firma de documentos más ágiles. En la experiencia de EasyLex, hemos ayudado a empresas que antes les tomaba cerrar un contrato 60 días a reducirlo a un promedio de 7 días. Todo gracias al uso de un CLM y firmas electrónicas.
Reducción de costos
Manejar documentos digitales, permite reducir los recursos destinados a la gestión y firma de documentos. Comúnmente las empresas manejan documentación en papel, misma que es enviada por mensajería o paquetería para la revisión y recabación de firmas. Este tipo de procesos pueden generar costos que varían desde los $300 a $600 pesos por envío, mientras que el manejo de documentos digitales reduce el costo por generación de contratos a centavos, y el costo por firma electrónica promedio tiene un costo de $15 pesos.
Seguridad de la información
El manejo de documentación electrónica con constancia NOM-151 nos brinda un elemento sumamente importante en cualquier transacción que un documento físico no puede darnos y esta es la certeza del contenido del documento. Como hemos visto, la NOM-151 nos garantiza que el contenido de un documento no ha sufrido alteraciones, por lo que nos da esa seguridad sobre la información contenida. Mientras que en un documento físico, hay hojas que pueden perderse, mojarse, desaparecer mágicamente, o ser ilegibles por el paso del tiempo, esos problemas no ocurren con la documentación digital.
Documentos accesibles en todo momento y en todo lugar
La ley establece que un documento electrónico siempre tiene que estar disponible para su ulterior consulta, este punto no es solo un requisito legal, sino que se convierte en un aspecto sumamente conveniente en términos comerciales. Al usar documentos digitales, no tienes que preocuparte sobre ¿dónde está almacenado el documento?, ¿quién tiene la llave de ese archivero?, ¿cómo y cuándo podrás tener acceso a él? Al manejar documentos digitales, toda la información es almacenada en la nube, con los más altos estándares de seguridad y podrás tener acceso a tu información en cualquier hora del día, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo.
Plena validez legal
Las empresas deben poder confiar en que los acuerdos y transacciones electrónicas que realizan son legalmente válidos. La NOM-151 garantiza esta seguridad al establecer estándares claros para la autenticación y validación de firmas digitales. Asimismo, garantiza que las empresas estén operando dentro del marco legal establecido en México. Esto es esencial para evitar sanciones y problemas legales que podrían surgir por la falta de validez de sus firmas.
En resumen, la NOM-151 desempeña un papel fundamental en el mundo empresarial actual al regular y estandarizar el uso de firmas digitales. Ya que tener un documento digital o electrónico con una NOM-151 permite garantizar su contenido original y que este no fue modificado posterior al proceso de firma. Lo cual le da a una firma electrónica la misma validez que una firma autógrafa en papel.
El tipo de firma digital que encontrarás en EasyLex, ya se firma electrónica avanzada o firma autógrafa digital, van acompañadas de una constancia de conservación NOM-151 que te permite obtener documentos digitales firmados con plena validez legal.
