La firma de documentos, contratos y acuerdos en línea se ha vuelto esencial para agilizar procesos dentro de las empresas. Sin embargo, para que estas firmas digitales tengan validez legal, es necesario contar con la intervención de los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). Probablemente, nunca antes habías escuchado este término, pero a lo largo de este artículo aprenderás lo que es y la gran importancia que tiene al momento de firmar un documento de manera digital en México.
¿Qué son los Prestadores de Servicios de Certificación?
La Secretaría de Economía los define cómo:
Son aquellas personas o instituciones públicas que prestan servicios relacionados con firmas electrónicas, emisión de certificados digitales, constancias de conservación de mensajes de datos, sellos digitales de tiempo y digitalización de documentos en soporte físico; igualmente pueden fungir como tercero legalmente autorizado (TLA), conforme la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (cancela la NOM-151-SCFI-2002).
Es decir, los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) son entidades autorizadas por el gobierno mexicano para emitir certificados digitales y garantizar la autenticidad de las firmas digitales.
¿Qué hacen los Prestadores de Servicios de Certificación?
Las funciones más comunes que realiza un PSC son:
- Emisión de constancias de conservación de datos acorde a la NOM-151
- Emisión de sellos de tiempo digitales que proporcionan fecha cierta en un documento electrónico
- Emisión de certificados digitales
¿Quién autoriza a las personas o instituciones para ser Prestadores de Servicios de Certificación?
La Secretaría de Economía es la autoridad encargada de nombrar a los Prestadores de Servicios de Certificación. Este nombramiento lo hace por conducto de la Dirección General de Normativa Mercantil.
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¿En dónde se regula la emisión de certificados o constancias que emite un Prestador de Servicios de Certificación?
El artículo 89 del Código de Comercio, es el que establece qué son los certificados o constancias que un PSC puede emitir y para qué sirven cada una de ellas.
Aquí te dejaremos un resumen de los conceptos más importantes y su relación con el proceso de firma electrónica de documentos:
- Certificado: es el mensaje de datos que permite vincular a una persona (firmante) con los datos que se crearon para la emisión/elaboración de una firma digital plasmada en un documento electrónico.
- Mensaje de datos: toda aquella información generada, enviada, recibida, almacenada por medios electrónicos o cualquier tecnología.
- Sello digital de tiempo: este concepto también es conocido como stamp de tiempo. Cuando este es emitido por un PSC nos brinda fecha cierta sobre el acto en el que el sello de tiempo se plasma. En el caso de firmas digitales o firmas electrónicas, nos da un registro que prueba que el dato o el mensaje de datos existía previo a la fecha y hora de la emisión de dicho sello.
- Firma fiable: este concepto se menciona en el artículo 89 del Código de Comercio, pero se regula en el artículo 97 del mismo Código y establece, que para que una firma sea fiable, debe de cumplir estos requisitos:
“I. Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante;
II. Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante;
III. Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y
IV. Respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de esta hecha después del momento de la firma”.
¿Para qué sirven las constancias de conservación de datos emitidas por un prestador de Servicios de Certificación?
Todos los conceptos mencionados en la última pregunta, son requisitos necesarios para que una firma digital tenga plena validez legal en México. Estos requisitos se ven de cierta forma consagrados al momento de emitir una constancia de conservación de datos acorde a la NOM-151 por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
Si tienes un documento con una firma digital, pero no tienes una constancia de conservación de datos, sería prácticamente imposible que puedas comprobar que el firmante sí firmó ese documento (acorde a los requisitos que establece la legislación mexicana), y la firma digital que tendrías plasmada en ese documento electrónico no sería considerada como una firma fiable.
Otro elemento relevante de la constancia de conservación de datos, es que nos permite garantizar la integridad del documento. Esto quiere decir que una vez que el documento ha sido firmado no ha sufrido ningún tipo de modificación o alteración a su contenido.
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La importancia de los Prestadores de Servicios de Certificación en la firma digital
Poder garantizar la integridad del documento, es un elemento de seguridad para todas las partes involucradas en el mismo. Existe hoy en día todavía cierta desconfianza al momento de usar documentos electrónicos, sin embargo, la realidad es que hoy en día es más seguro tener un documento firmado electrónicamente que tener un documento en papel.
Los PSC garantizan que las firmas digitales sean legalmente válidas. En México, la firma electrónica tiene el mismo valor jurídico que la firma en papel, siempre y cuando se realice a través de un PSC autorizado. Esto facilita la adopción de la tecnología y simplifica la vida de las empresas y las personas.
¿Cuántos Prestadores de Servicios de Certificación autorizados existen hoy en día en México?
Hoy, existen únicamente 6 PSC autorizados por Secretaría de Economía, algunos de ellos pueden emitir todos los certificados mencionados en este artículo, otros solo algunos e incluso puede ser que también puedan emitir otro tipo de certificados, como los relacionados con facturas.
¿EasyLex tiene un PSC para su proceso de firma digital?
Claro que sí. En EasyLex siempre buscamos brindarte servicios con los más altos estándares de calidad y seguridad. Tenemos un equipo fundador de abogados y una plataforma tecnológica que cumple con los requisitos legales y la seguridad necesaria para tus procesos. Por ello, para nosotros es indispensable que el 100% de las firmas realizadas en EasyLex vayan acompañadas de una constancia de conservación de datos NOM-151.
Te aconsejamos que siempre que vayas a escoger un proveedor de servicios de firma digital pongas mucha atención en que si te emitan dicha constancia y que la misma si sea emitida por un PSC autorizado por Secretaría de Economía.
Si por otro lado, utilizas nuestros servicios de firma digital o firma electrónica avanzada, quédate tranquilo que sí la tendrás en todos y cada uno de tus documentos.
