Uno de los retos más importantes en todas las empresas es mantener ordenado toda clase de documentos, verificar fechas de vencimiento de contratos, firmarlos de manera remota, crear y administrar documentos de manera automatizada, y hacerlo de la manera más eficiente posible.
¿Cómo se supone que hagamos todo eso a la vez?
Los avances y modernización de servicios de tecnología legal lo permiten. Actualmente existen plataformas (SaaS) que permiten eliminar esos desafíos y convertirlos en oportunidades para transformar la forma en la que los negocios se realizan.
Ahora el manejo de información y documentos pueden administrarse en su totalidad de manera digital, para así eliminar el manejo de papel y realizar los procesos internos de administración y legales más eficiente. Esto permite empoderar a las empresas para el manejo de su información, mejorando la comunicación entre abogados, equipo administrativo, clientes y proveedores.
¿Cómo funcionan estas soluciones?
- Automatización de procesos
Las soluciones digitales permiten crear flujos de personalización de documentos legales, es decir, puedes crear un formulario de preguntas que generará un documento personalizado de acuerdo a las respuestas que se ingresen en el formulario.
De esta manera podrás crear un volumen de documento de manera fácil y rápida desde plantillas.
- Organización de documentos
Un software de administración de documentos, funciona en cierto modo como una nube de almacenamiento, la diferencia es que un SaaS te permite administrar los documentos por empresas, clientes, establecer etiquetas y notificaciones personalizadas, así como con una sola palabra encontrar el documento de manera inmediata.
- Colaboración y aprobaciones
Este tipo de soluciones, permite que durante la redacción de un documento, te olvides de la cadena interminable de correos y todos los usuarios involucrados en el documento puedan realizar modificaciones y comentarios al documento en un solo lugar. Además permite capturar la aprobación de cada uno de los involucrados.
- Historial de versiones
Gracias a que te permite crear tus contratos en línea y la colaboración de los diferentes involucrados, podrás tener acceso a todas las versiones del documento.
De esta manera, tendrás acceso a todos los cambios y siempre sabrás cuál es la versión final. Olvídate de guardar archivos como:
-Archivo versión 1
– Archivo, última versión
– Archivo, este es el bueno
– Archivo, listo para imprimir
- Controles de acceso
El manejo de la información y su trato como confidencial es algo que en nuestra actualidad es sumamente importante, por ello, las plataformas para el manejo de documentos te permiten tener certeza de:
- quienes son las personas que tienen acceso a la información
- quién realizó cada una de las modificaciones
- fecha y hora de las modificaciones realizadas
Este tipo de funcionalidades comúnmente son conocidas como Contract Life Management Software (CLM) o Legal Management Services (LMS), en español: Software de Administración del Ciclo de Vida de Contratos o Servicios de Administración Legal. Tal y como podemos ver en los diferentes puntos que cubren este tipo de sistemas, lo que realizan es que concentran, centralizan, agilizan y automatizan procesos. El proceso va desde la elaboración del primer borrador, discusión, autorización, firma y postfirma del documento.
No solamente permiten agilizar procesos, sino que estandarizan la comunicación entre las personas involucradas así como gestionar el trabajo de cada persona administrativa, abogados, persona de RRHH, o cualquier persona que forme parte de un proceso.
EasyLex ofrece este tipo de soluciones integrales para el manejo de cualquier tipo de documento dentro de tu empresa. Te invitamos a conocer los diferentes paquetes que ofrecemos y a que encuentres el que más se adecue a tus necesidades.
Es momento de llevar tu empresa al siguiente nivel y administrar tus documentos en EasyLex.
