Durante los últimos años, la firma electrónica se ha convertido en una tendencia mundial y México no es la excepción. De acuerdo con un estudio realizado por IDC, el 73% de las empresas mexicanas hoy utilizan tecnología de firmas electrónicas para agilizar sus procesos y aumentar la seguridad de sus transacciones.
Este porcentaje continúa en crecimiento año con año gracias a las innumerables ventajas que el uso de firmas electrónicas brinda a las empresas de todos los sectores y tamaños. Si aún no formas parte de ese 73% de las empresas mexicanas, que han decidido apostarle a la tecnología para hacer más eficientes tus procesos, continúa leyendo para que conozcas: qué es la firma digital y cómo puede beneficiar significativamente a tu negocio.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es una herramienta digital que permite a las personas y las empresas firmar documentos de manera segura en entornos digitales. Este tipo de firma puede consistir en realizar el trazo de una firma autógrafa en un dispositivo electrónico o ingresar tu e.firma emitida por el SAT, la cual quedará plasmada en un documento digital.
Es muy importante que este tipo de firma cuente con diferentes mecanismos de seguridad para que sea una firma robusta y útil en caso de presentarse alguna controversia sobre el documento firmado. Es decir, que si llevas ese documento a tribunales, se tengan elementos suficientes para comprobar que el firmante en realidad firmó el documento.
Beneficios de la firma electrónica para tu negocio
Utilizar firmas electrónicas no solo es tendencia, no solo es lo de hoy en las empresas, no solo te hace ver cool como una empresa tecnológica. Es una necesidad inminente y que aporta una gran cantidad de beneficios a los procesos empresariales.
1. Ahorro de tiempo en cierre de contratos
Uno de los principales problemas administrativos que podemos enfrentar en los negocios, es la recabación de firmas. Es muy común que el representante legal de la empresa tenga una agenda muy ocupada. Es difícil localizar a los clientes para coordinar que firmen los contratos requeridos. Estos son solo un par de ejemplos de tantas situaciones que ocurren en relación con la recabación de firmas.
Utilizar firmas electrónicas, permite que las personas involucradas en el contrato puedan firmar el documento donde sea, cuando sea, haciendo más fácil la gestión de tener un documento firmado por todos los interesados.
2. Reducción de costos operativos
Traslados, mensajería, paquetería, reuniones y reuniones, impresiones, tinta, papel - todos estos aspectos están relacionados con la firma física de documentos. Son costos operativos que pueden simplificarse si la documentación la manejas de manera digital.
El costo de una firma electrónica de documentos ronda en promedio en 30 pesos por documento, lo cual reduce considerablemente el costo operativo del cierre de cualquier acuerdo.
3. Procesos más seguros
Hoy en día el uso de una firma digital es un proceso inclusive más seguro que el uso de firmas autógrafas. Esto, gracias a que contamos con diferentes mecanismos de seguridad que avalan la firma realizada por el firmante y garantizan su identidad y el otorgamiento del consentimiento. Permite la trazabilidad de datos y garantizar el contenido de documentos gracias a la NOM-151 oficial.
4. Mejor experiencia de los clientes
La firma digital agiliza los procesos, minimiza errores y reduce los tiempos de espera. Al proporcionar una experiencia sin complicaciones, tus clientes estarán más dispuestos a repetir negocios contigo.
5. 0 uso de papel
Adoptar la firma digital no solo reducirá el uso de papel y tinta, sino que también optimizará el espacio de almacenamiento físico de documentos. Tus clientes apreciarán tu compromiso con el medio ambiente y la reducción de la huella ecológica.
6. Accesibilidad desde donde sea y cuando sea
Si tu empresa tiene cobertura nacional e incluso internacional, la firma digital es una ventaja indiscutible para tus procesos de venta y gestión interna. Elimina las barreras geográficas y permite a tus clientes y/o colaboradores firmar documentos importantes sin importar su ubicación o el momento del día. Es una forma de brindarles comodidad y accesibilidad, generando una mayor satisfacción y lealtad con tu empresa.
Además, también podrás contratar talento de diferentes lugares geográficos sin necesidad de estar presentes físicamente, facilitando la colaboración en equipos distribuidos.
7. Aumento de la productividad
Al eliminar las tareas manuales y repetitivas asociadas con la firma de documentos, tus empleados podrán enfocarse en actividades estratégicas y de mayor valor. Digitalizar tus procesos contractuales les evitará perder tiempo en tareas como:
- Trasladarse para reunirse con un cliente o colaborador para entregar o firmar un contrato.
- LLevar o recoger documentos de la paquetería
- Imprimir, escanear y archivar documentos físicos
- Revisión y corrección manual de documentos
Una empresa más productiva y eficiente será percibida por sus clientes como una opción confiable y profesional.
8. Almacenamiento y gestión segura de documentos
La firma electrónica reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos al eliminar la necesidad de archivar papeles físicos y, en su lugar, almacena los documentos de forma digital en sistemas seguros y respaldados. Estos sistemas cuentan con medidas de seguridad avanzadas y controles de acceso, que los protegen de cualquier daño o alteración, garantizando su integridad y autenticidad.
9. Trazabilidad y seguridad en el manejo de datos
Gestionar un documento electrónico permite establecer trazabilidad sobre el manejo de los datos. Un documento electrónico brinda la certeza de saber quién tuvo acceso al documento, si este fue modificado, cuándo fue modificado y por quién. Básicamente cada persona que tiene acceso a él deja una huella imborrable. Además un sistema de manejo de documentos, permite limitar permisos de acceso con el objetivo de mantener resguardados los datos. Si tu documentación es física, este tipo de mecanismos de seguridad y trazabilidad son inexistentes.
Así que no esperes más para implementar la firma digital en tu empresa y disfrutar de todos estos beneficios para tus clientes y tu negocio. Recuerda que la tecnología avanza rápidamente, y solo aquellos que se adaptan y evolucionan son los que destacan en el mercado actual.
