El uso de firmas digitales en el entorno laboral: marco legal en México

Las firmas digitales se han vuelto una herramienta esencial para las empresas en México, sin importar el tamaño o nicho. Pero, ¿qué dice exactamente la ley sobre su uso en el entorno laboral? Este artículo te guiará a través de los aspectos legales más importantes de las firmas digitales en el ámbito laboral en México.

Marco legal de las firmas digitales en la Ley Federal del Trabajo 

La Ley Federal del Trabajo (LFT), es el marco normativo que regula la materia laboral, las relaciones entre patrones y trabajadores, los derechos y obligaciones de cada una de las partes, así como todo lo permitido y restringido en términos laborales. 

La verdadera pregunta aquí es: ¿Esta Ley reconoce y admite el uso de firmas electrónicas y firmas digitales en materia laboral? 

La respuesta corta es que SÍ. La ley expresamente admite la firma electrónica como medio de prueba y le da validez a los documentos digitales de carácter laboral que la utilizan. 

La respuesta larga continúa siendo SÍ y analizaremos cada punto a continuación. 

La Ley Federal del Trabajo (LFT) de México ha evolucionado para adaptarse a las necesidades de la era digital, reconociendo la importancia de los documentos digitales y las firmas electrónicas. 

Estos avances se reflejan en los artículos 776, 836-A, 836-B, 836-C y 836-D, que establecen las bases para su uso y validez en el ámbito laboral. A continuación, te presentamos un análisis de estos artículos y su implicación en el contexto laboral mexicano.

Específicamente, el artículo 836-B brinda una serie de definiciones de conceptos necesarios para entender qué papel juegan los documentos y firmas digitales en este ámbito, reconocimiento así su validez y existencia: 

Como podemos observar en las definiciones brindadas por la LFT, esta reconoce la existencia y validez de todos los elementos que debe contener un documento digital firmado con firma electrónica avanzada o con firma electrónica (comúnmente conocida como firma digital).

La LFT establece que, cualquier documento digital debidamente resguardado y generado de forma electrónica es reconocido y puede ser admitido como mecanismo de prueba e incluso como instrumento base de la acción en caso de un asunto laboral. En otras palabras, los contratos individuales de trabajo firmados de manera digital entre el patrón y el   trabajador cuentan con plena validez legal, al ser reconocidos por la propia LFT como mecanismos de prueba.

Por otro lado, el artículo 776 de la LFT establece la validez probatoria de los documentos digitales en los procedimientos laborales. Este artículo permite que los documentos electrónicos, los mensajes de datos y las reproducciones de información generada o comunicada que consten en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología, sean admitidos como pruebas en juicios laborales, siempre que cumplan con ciertos requisitos de autenticidad e integridad.

Este artículo es crucial porque reconoce la equivalencia de los documentos digitales con los documentos físicos, lo que facilita los procesos y reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel. Además, promueve la eficiencia y rapidez en los procedimientos judiciales al permitir el uso de tecnologías modernas.

Requisitos legales de los documentos digitales en el ámbito laboral

El artículo 776 de la LFT establece la validez probatoria de los documentos digitales en los procedimientos laborales. Este artículo permite que los documentos electrónicos, los mensajes de datos y las reproducciones de información generada o comunicada que consten en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología, sean admitidos como pruebas en juicios laborales, siempre que cumplan con ciertos requisitos de autenticidad e integridad.

Artículo 776.- Son admisibles en el proceso todos los medios   de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes:
[...]
VIII. [...] las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia.
[...]

El artículo 836-A de la LFT establece que los documentos electrónicos deben cumplir con ciertos requisitos para ser considerados como prueba válida.

Estos requisitos aseguran que los documentos electrónicos sean fiables y puedan ser utilizados de manera efectiva en los procedimientos judiciales laborales. Asimismo, tomando conceptos consagrados en el artículo 836-B los documentos digitales deben de ir acompañados de una constancia de conservación de datos NOM 151, emitida por un Prestador de Servicios de Certificación autorizado por Secretaría de Economía, que otorga fecha cierta y garantiza la integridad y no alteración del documento una vez firmado. 

Asimismo, este artículo establece que es necesario contar con elementos que nos permitan identificar al firmante. Si bien no detalla qué elementos, en la práctica los más comunes son: validación biométrica del firmante, mediante reconocimiento facial al hacer una comparativa del mismo con base en una identificación oficial con fotografía y una foto (selfie) capturada en el momento exacto de la firma del documento, doble token de verificación (vía SMS y vía correo electrónico) que permita ligar y garantizar el acceso solo del firmante al documento a firma.

Resguardo y presentación legal de documentos firmados digitalmente

El artículo 836-C establece que en caso de presentar documentos digitales, documentos digitales con firmas electrónicas o firmas electrónicas avanzadas, estos deben de estar disponibles para su consulta. También establece que los patrones y trabajadores están obligados a conservar los documentos electrónicos y las firmas electrónicas durante el tiempo que señalan las disposiciones aplicables.

Este artículo refuerza la importancia de mantener registros digitales adecuados y accesibles, asegurando que tanto empleados como patrones puedan cumplir con sus obligaciones legales de manera eficiente, y es necesario que se cuente con una nube electrónica donde se almacenen toda la documentación legal que respalde cualquier transacción laboral efectuada. 

Si un documento digital, es presentado ante cualquier autoridad laboral, este debe de ser presentado de 2 maneras: 

Artículo 836-C LFT:
[...]
I. Presentar una impresión o copia del documento digital; y 
II. Acompañar los datos mínimos para la localización del documento digital, en el medio electrónico en que aquel se encuentre. 
[...]

Es decir, debe de presentarse impreso la versión PDF del documento digital y el acceso a la nube legal en donde se encuentre el documento y el XML del mismo almacenado para su consulta.

¿Cómo saber si un documento digital en materia laboral es auténtico?

La autenticidad de los documentos digitales se garantiza mediante elementos como la validación biométrica del firmante y la constancia NOM 151, que permiten probar la autenticidad tanto del documento digital, cómo de la firma digital o firma electrónica contenida en él. 

Como conclusión, la inclusión de los artículos 776, 836-A, 836-B, 836-C y 836-D en la Ley Federal del Trabajo de México, representa un avance significativo hacia la modernización del derecho laboral en el país. Estos artículos reconocen y regulan el uso de documentos digitales y firmas electrónicas, adaptándose a las realidades de un mundo cada vez más digitalizado.

Estos cambios no solo benefician a empleadores y empleados, sino que también contribuyen a la evolución del sistema judicial laboral mexicano hacia un modelo más ágil y tecnológico. Al reconocer y regular el uso de documentos digitales y firmas electrónicas, la LFT facilita la eficiencia, seguridad y transparencia en las relaciones laborales.